Annulleringsbetingelser – Hotel

Der gælder særlige afbestillingsregler for hotelreservationer, der er et anliggende mellem den enkelte deltager og hotellet, se herunder. Vi har fået hotelovernatningerne til en særlig gunstig pris, men hvis man ikke ønsker at løbe risikoen, bør man ikke booke sit hotel igennem hotelbookingformularen.

Bemærk: Der er hæftelse for bookingerne fra 60 dage før konferencestart – jvf. annulleringsbetingelserne nedenfor for henholdsvis individuelle bookinger og gruppebookinger.

Annullering af individuelle bookinger

Individuelle bookinger defineres som booking af ét værelse. Hvis mere end ét værelse er booket under samme CVR-nummer (f.eks. samme kommune, firma, organisation), selv om ordreansvarlig er forskellige personer, betragtes det som en gruppebooking.

• Individuelle bookinger er bindende (kan dog annulleres indtil 60 dage før ankomst – senest den 17. september 2026)

Annullering af grupper

Gruppebookinger defineres som mere end ét værelse booket under samme CVR-nummer (f.eks. kommune, firma, organisation) selv om ordreansvarlig er forskellige personer.

• Indtil 60 dage før ankomst (senest den 17. september 2026) kan aftalen frit afbestilles.

Ved afbestilling forstås total annullering af reservationen, reduktion i antallet af reserverede værelser, afkortning i antallet af overnatninger, omplacering samt andre lignende væsentlige ændringer i forhold til reservationen.

Hvor der er sket reservation på flere hoteller, gælder nærværende regler pr. hotel og dermed ikke den samlede reservation.

Ved beregning af nedenstående procentsatser, tages der udgangspunkt i den samlede total af bookinger på det enkelte hotel forud for første afbestilling. Muligheden for vederlagsfri reduktion kan kun benyttes én gang pr. hotelarrangement.

Herefter kan maksimalt 50% af det enkelte hotelarrangement afbestilles efter følgende regler:
• Fra 60 – 40 dage før ankomst kan op til 50 % afbestilles vederlagsfrit
• Fra 39 – 20 dage før ankomst kan op til 25 % afbestilles vederlagsfrit
• Fra 19 – 10 dage før ankomst kan op til 10 % afbestilles vederlagsfrit
• Fra 9 – 5 dage før ankomst kan op til 5 % afbestilles vederlagsfrit
• Ved afbestilling senere end 5 dage før ankomst, no-show, forsinket ankomst og for tidlig afrejse har hotellet krav på fuld erstatning for det endelige bestilte hotelarrangement.

I tilfælde af udeblivelse eller for sen annullering er hotellet berettiget til at fakturere for det bookede ophold. Der vil ikke på forhånd blive opkrævet et depositum.

Afregning

Såfremt EAN-nummer er oplyst, vil der ved afrejse blive fremsendt en e-faktura fra hotellet.
Ellers skal afregning ske direkte til hotellet inden hjemrejse.

Sen ankomst

Reservationer bliver holdt til kl. 18.00 (6 pm) på ankomstdagen. Har du ikke oplyst, at du ankommer senere end kl. 18.00, vil dit værelse blive annulleret, men du vil stadig modtage opkrævning. Ifm. booking skal du angive, om du ankommer før eller efter kl. 18. Hvis du angiver efter kl. 18, sørger vi for at give hotellet besked og sikre, at dit værelse stadig er til din rådighed.

Bemærk

Vi gør opmærksom på, at informationer vedr. hotelbooking bliver videregivet til det valgte hotel.

Du kan tilføje/ændre navne i hotelbookingerne via link i bekræftelsesmailen indtil den 17. september 2026. Herefter kan du kontakte Aalborg Convention Bureau ved ændringer: Henriette Bugge Mortensen – henriette@aalborgcvb.dk.

Kontaktoplysninger Aalborg Convention Bureau:

Henriette Bugge Mortensen
Aalborg Convention Bureau
c/o Destination Nord & Partners A/S
Kjellerups Torv 5, Niveau 13
9000 Aalborg

henriette@aalborgcvb.dk
Telefon: +45 9931 7520