Der gælder særlige afbestillingsregler for hotelreservationer, der er et anliggende mellem den enkelte deltager og hotellet, se herunder. Vi har fået hotelovernatningerne til en særlig gunstig pris, men hvis man ikke ønsker at løbe risikoen, bør man ikke booke sit hotel igennem tilmeldingsformularen.
Annullering af individuelle bookinger
Individuelle bookinger defineres som booking af ét værelse. Hvis mere end ét værelse er booket under samme CVR-nummer (f.eks. samme kommune, firma, organisation), selv om ordreansvarlig er forskellige personer, betragtes det som en gruppebooking.
• Individuelle bookinger er bindende (kan dog annulleres indtil 30 dage før ankomst)
Annullering af grupper
Gruppebookinger defineres som mere end ét værelse booket under samme CVR-nummer (f.eks. kommune, firma, organisation) selv om ordreansvarlig er forskellige personer.
• Indtil 30 dage før ankomst kan aftalen frit afbestilles.
Ved afbestilling forstås total annullering af reservationen, reduktion i antallet af reserverede værelser, afkortning i antallet af overnatninger, samt andre lignende væsentlige ændringer i forhold til reservationen.
Hvor der er sket reservation på flere hoteller, gælder nærværende regler pr. hotel og dermed ikke den samlede reservation.
Ved beregning af nedenstående procentsatser, tages der udgangspunkt i den samlede total af bookinger på det enkelte hotel forud for første afbestilling. Muligheden for vederlagsfri reduktion kan kun benyttes én gang pr. hotelarrangement.
Herefter kan det enkelte hotelarrangement afbestilles efter følgende regler:
• Fra 29 – 10 dage før ankomst kan op til 10 % afbestilles vederlagsfrit
• Fra 9 – 3 dage før ankomst kan op til 5 % afbestilles vederlagsfrit.
• Ved afbestilling senere end 3 dage før ankomst, no-show, forsinket ankomst og for tidlig afrejse har hotellet krav på fuld erstatning for det endelige bestilte hotelarrangement.
I tilfælde af udeblivelse eller for sen annullering er hotellet berettiget til at fakturere for det bookede ophold. Der vil ikke på forhånd blive opkrævet et depositum.
Bemærk
Vi gør opmærksom på, at informationer vedr. hotelbooking bliver videregivet til det valgte hotel.
Der er hæftelse for bookingerne fra 30 dage før konferencestart, jvf. annulleringsbetingelserne for henholdsvis individuelle bookinger og gruppebookinger.
Der kan tilføjes/ændres navne i hotelbookingerne via link til og med fredag, den 29. september 2023.
Herefter kontaktes Geoforum ved ændringer: geoforum@geoforum.dk, tlf.: 3886 1075.