Fra afrapportering til arbejdsgang

Session

Alt godt fra kommunen

Abstract

Kommunens webGIS spiller en central rolle i, hvordan afdelinger videndeler og koordinerer alt fra planer til anlægsprojekter. Uddateret information er derfor forbundet med stor risiko for ressourcespild.

Projektet, som vi ved indlægget fortæller om, havde til formål at integrere GIS i projektledernes eksisterende arbejdsgange, så den nyeste information altid er tilgængelig. De nye arbejdsgange skulle være nemmere, kunne udføres selvstændigt og projektlederen skulle være afhængig af dem for at komme i mål med opgaven. Således gik opdateringen fra at være en afrapporteringsopgave uden værdi for projektlederen til at være et værdifuldt redskab, som gør arbejdet nemmere.

Oplægget handler lavpraktisk om hvilke initiativer, der blev implementeret, og den efterfølgende evaluering både fra projektlederens og GIS-medarbejderens synspunkt.

Målgruppe

Målgruppen for indlægget er deltagere ved Kortdage 2022, der på vegne af andre står for enten at afrapportere information eller sørge for, at webGIS og lignende systemer er opdaterede.

Yderligere uddybning af abstract

I Klimatilpasningsafdelingen i Københavns Kommune bruges WebGIS blandt andet til at udstille information om de knap 300 skybrudsprojekter til resten af kommunen. Dette gør, at synergier lettere kan identificeres, og anlægsfasen kan koordineres med andet gravearbejde. Opdatering af GIS er dog ikke en arbejdsgang, som er kritisk for fremdriften af det enkelte projekt, og projektlederen har ikke nødvendigvis GIS-kompetencerne til opdateringen.

Tabulær information ved et projekt bliver trukket direkte fra projektledelsesprogrammet, hvilket gør, at det primært er projektets rumlige afgrænsning, som projektlederen løbende skal opdatere. Projektet havde til formål at integrere GIS i projektlederens eksisterende arbejdsgange, så opdateringen af GIS blev nødvendig for at skabe fremdrift i projektet. Herudover skulle den nye arbejdsgang være nemmere, mindre tidskrævende og være åben for, at projektlederen i fremtiden selvstændigt kan gøre en større del af arbejdet.

Eksempelvis blev udarbejdelse af kortmateriale for et projekt flyttet fra grafisk afdeling til GIS-medarbejderen i enheden. Dette sikrede, at kortmateriale, som bliver sendt med notater til politikerne, stemmer overens med det, som vises i WebGIS. Alle analyser, som kræver en projektafgrænsning, fx afkoblingsanalyser, blev omlagt, så de også kun kan trækkes fra geodatabasen.

Ved den efterfølgende evaluering blev det tydeligt, at projektlederne var blevet aflastet overordnet set. Kortproduktion er blevet mere fleksibel og udføres af medarbejdere med kendskab til projekterne. Henvendelser fra medarbejdere i andre afdelinger kan i første omgang henvises til WebGIS, hvorefter de kan vende tilbage med konkrete spørgsmål.

Fra afrapportering til arbejdsgang
Københavns Kommune